El circuito de ventas, del presupuesto al cobro
Cómo se encadenan presupuesto, pedido, remito, factura y cobro, qué pasos podés saltear y qué significa cada estado. También explica la diferencia entre los circuitos de Emisión y Registro interno.
En Gesteva, la pantalla Nuevo presupuesto tiene un recorrido paso a paso que se abre sobre la pantalla real. Si no tenés la sesión abierta, primero te pide entrar. Ver recorrido
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Los cinco pasos del circuito
Una venta completa recorre cinco documentos: presupuesto, pedido, remito, factura y cobro. Cada uno nace del anterior con sus datos (cliente, líneas, precios y moneda), así no cargás nada dos veces, y el detalle de cada documento muestra los que están relacionados con él.
El pedido es el centro de la venta: de él salen los remitos que entregan la mercadería y la factura que la cobra. El presupuesto es la propuesta previa al cliente; el remito registra lo que salió del depósito y descuenta el stock; la factura genera la deuda en la cuenta corriente del cliente, y el cobro la cancela.
Qué pasos son opcionales
No hace falta empezar por un presupuesto: podés crear un pedido directamente. Cuando hay presupuesto, una vez confirmado se transforma en pedido con Convertir a pedido.
Facturar no depende de entregar. Podés facturar un pedido antes del primer remito, entre entregas parciales o cuando ya se entregó todo, y los remitos tampoco esperan a la factura.
La factura sin pedido previo, llamada factura directa, solo está disponible si tu empresa activa Permitir facturación directa en ConfiguraciónParámetros, sección Ventas y cobranzas. Viene desactivada. Tené en cuenta que una factura directa no mueve stock, porque no pasa por un remito.
Un cobro se imputa a comprobantes. Si recibís dinero antes de tener la factura, podés registrarlo sin imputar: queda como saldo a favor en la cuenta corriente del cliente, listo para aplicarlo más adelante.
Emisión y Registro interno
Cada presupuesto y cada pedido pertenece a uno de dos circuitos, que elegís en Tipo de circuito al cargarlo. Emisión: la operación sigue el circuito de emisión fiscal de Gesteva. Registro interno: la operación se gestiona dentro de Gesteva, con su impacto en stock, cuenta corriente, cobros y reportes de gestión. El Registro interno es independiente del circuito de emisión fiscal de Gesteva. Si tu empresa tiene un solo circuito habilitado, el selector no aparece.
En Emisión, el pedido se factura con Facturar (en Argentina, la factura se emite electrónicamente ante ARCA). En Registro interno no usás Facturar: Gesteva genera solo un comprobante interno que lleva el saldo a la cuenta corriente del cliente, según su Política de crédito. Con Anticipado, el comprobante se genera al confirmar el pedido, por el total. Con Cuenta corriente, se genera uno con cada remito, por lo entregado.
Gesteva puede operar la gestión comercial y administrativa en otros países. La localización y la emisión electrónica integradas que hoy están disponibles son las de Argentina, en todo lo que depende de ARCA. Fuera de Argentina, Emisión permite registrar y gestionar el comprobante en Gesteva, pero todavía no incorpora la localización fiscal ni la emisión electrónica propia de cada país. El comprobante participa de la cuenta corriente, cobros y reportes de gestión. Registro interno es otro circuito, no una variante para otros países.
El comprobante interno aparece en VentasFacturas con la marca Interno y los cobros se imputan a él como a cualquier comprobante. No tiene PDF ni se imprime. En Argentina, tampoco entra al Libro IVA.
Podés cambiar el circuito de un presupuesto o un pedido mientras no esté facturado. Si el pedido ya tiene un comprobante interno vigente (por ejemplo, el de un cliente Anticipado), primero cancelá ese comprobante desde su detalle; solo se puede cancelar si no tiene cobros.
Los circuitos habilitados para tu empresa los configura el equipo de Gesteva: no es un ajuste de Parámetros. Desactivar un circuito impide crear documentos nuevos en él, pero lo ya cargado sigue visible. Además, mientras la condición fiscal de tu empresa esté en Sin definir o sea No inscripto, las ventas solo se pueden cargar en Registro interno. La condición se declara en ConfiguraciónEmpresa.
Estados del presupuesto
Borrador: todavía no se envió al cliente; podés editarlo, confirmarlo o cancelarlo. Confirmado: está a la espera de que el cliente lo apruebe; mientras no lo conviertas, podés seguir editándolo.
Vencido: estaba confirmado y pasó su fecha Válido hasta sin convertirse; un presupuesto vencido no se convierte en pedido. Si en Parámetros está activo Los presupuestos tienen vencimiento, esa fecha se completa sola. Convertido: ya se transformó en pedido. Cancelado: no genera más movimientos. Convertido y Cancelado son estados finales.
Estados del pedido
El pedido no tiene borrador: nace Confirmado, listo para preparar la entrega. Mientras no tenga remitos ni factura podés editar sus líneas, moneda, condición de pago y descuentos. Podés cancelarlo mientras no tenga remitos, factura ni cobros.
Con el primer remito pasa a Parcialmente entregado si quedan unidades pendientes, o a Entregado si se entregó todo. Desde el primer remito o la primera factura, las líneas y las condiciones quedan bloqueadas; la Nota interna se sigue editando siempre, y el circuito y la Nota para el comprobante, hasta facturar. Cancelado: el pedido no genera más movimientos.
Si un pedido Parcialmente entregado no va a completarse, Cerrar saldo pendiente deja de esperar lo que falta: lo entregado y lo facturado quedan como están, el pedido conserva su estado pero ya no admite remitos ni aparece como pendiente de entregar, y al facturarlo se factura lo entregado. Si el pedido es de Registro interno y el cliente paga por adelantado, el pedido ya está en su cuenta corriente por el total: al cerrar se registra una nota de crédito interna por lo que no se entrega, así la deuda baja en ese importe y, si el cliente ya lo había pagado, le queda como saldo a favor. Un pedido sin entregas no se cierra: se cancela.
La entrega y la facturación se siguen por separado: un pedido de Emisión puede estar Entregado y todavía pendiente de facturar. Esos pedidos aparecen en la cola Pendientes de facturar de VentasFacturas.
Estados de la factura y del cobro
La factura nace en Borrador: todavía no afecta la cuenta corriente, se corrige con Editar y desde ahí se confirma o se cancela. Confirmada, queda Confirmada a la espera de cobro. Con cobros que no llegan al total pasa a Parcial, y cuando se cobra entera, a Cobrada. Cancelada no genera más movimientos. Una factura confirmada ya no se edita, y en Argentina, una con CAE tampoco se cancela: se corrige con una nota de crédito o de débito.
En Argentina, las facturas de Emisión tienen además un estado fiscal propio, según la respuesta de ARCA: Pendiente, Autorizado o Rechazado. El comprobante interno de Registro interno no pasa por borrador: nace Confirmada.
El cobro queda Confirmado al registrarlo, imputado a los comprobantes que elegiste. Si lo cancelás pasa a Cancelado y el saldo vuelve a esos comprobantes.
El mismo circuito en compras
Compras sigue la misma lógica: orden de compra, recepción, factura del proveedor y pago. La recepción suma stock como el remito lo resta, y la orden de compra pasa por Borrador, Confirmada, Recibida parcial, Recibida o Cancelada. Si el proveedor no va a entregar el resto, Cerrar saldo pendiente cierra lo que falta recibir, igual que en un pedido.
También tiene sus circuitos de Emisión y Registro interno, y cargar una factura de proveedor sin orden de compra depende de Permitir facturación directa de compras, en la sección Compras de Parámetros.