Stock por depósito y stock disponible
Cómo calcula Gesteva las existencias de cada depósito, qué documentos las mueven y qué significa la cifra «Disponible» que ves al cargar una venta. También explica qué pasa con las unidades que ya están vendidas pero no entregadas.
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Las existencias se cuentan por depósito
Gesteva lleva el stock de cada producto por separado en cada depósito. La cantidad que ves en InventarioExistencias es la suma de todo lo que entró y salió de ese depósito: no se escribe a mano, sale de esos movimientos.
Por eso cada cambio de stock tiene un origen que podés rastrear. En InventarioMovimientos ves cada ingreso y cada egreso con su depósito, su cantidad y el documento que lo generó. La vista Matriz por depósito pone todos los depósitos activos como columnas (y los inactivos que todavía tienen stock), para compararlos de un vistazo; se busca por nombre, SKU o código de barras y muestra 50 productos por página.
Solo tienen existencias los productos que controlan stock. Los servicios no se cuentan en ningún depósito.
Qué documentos mueven el stock
Suman stock la recepción de una compra, la devolución de un cliente y la llegada de una transferencia al depósito de destino.
Restan stock el remito de venta (lo generás con Registrar entrega desde el pedido), la devolución a un proveedor y la salida de una transferencia desde el depósito de origen.
Pueden sumar o restar los ajustes manuales (cantidad positiva para sumar, negativa para restar) y los conteos de inventario físico, que al aplicarse llevan el depósito a la cantidad contada. En un ajuste, una transferencia o un conteo cada producto va una sola vez. Si anulás un remito, la mercadería vuelve al depósito del que había salido.
El stock cambia cuando la mercadería entra o sale del depósito. Confirmar un pedido o emitir una factura no descuenta nada: lo descuenta el remito. Una factura directa, hecha sin pedido, tampoco mueve stock.
Stock comprometido: los pedidos no reservan unidades
Gesteva no lleva stock comprometido: confirmar un pedido no aparta unidades ni cambia las existencias. Las unidades se descuentan recién cuando salen del depósito con el remito.
En la práctica, si tenés 10 unidades y dos pedidos confirmados de 8 cada uno, los dos ven el mismo stock. El que se entrega primero descuenta sus 8, y al registrar la entrega del segundo vas a ver que quedan 2. Para saber qué falta entregar, mirá los pedidos en estado Confirmado o Parcialmente entregado.
Como los pedidos no reservan, conviene registrar el remito apenas sale la mercadería. Así la cifra que ven los demás vendedores refleja lo que de verdad queda en el depósito.
Qué significa «Disponible»
Al cargar un presupuesto o un pedido, debajo de cada línea aparece cuánto stock hay. Esa cifra suma las existencias de todos los depósitos marcados como Disponible para venta. Si tenés un solo depósito se muestra como «Disponible: N»; con varios, como «Disponible para venta: N».
Cuando la cantidad pedida del producto supera lo disponible, la cifra se resalta en rojo; si el mismo producto va en varias líneas, se compara la suma de todas. Es solo un aviso: podés guardar el presupuesto o el pedido igual.
Al registrar la entrega, en cambio, elegís el depósito del que sale la mercadería y Gesteva te muestra el stock real de ese depósito, esté o no marcado como disponible para venta.
Depósitos que no cuentan para vender
En ConfiguraciónDepósitos cada depósito tiene la opción Disponible para venta. Desactivala en los depósitos que guardan mercadería en tránsito o dañada: su stock sigue existiendo y podés entregar desde ahí eligiéndolo en el remito, pero no suma en la cifra de disponible de presupuestos y pedidos.
Es un buen destino para las devoluciones de clientes: reingresás la mercadería en un depósito no disponible para venta hasta revisarla y después la transferís al depósito vendible o la das de baja con un ajuste.
Cada depósito puede tener además un Tiempo de preparación (horas). Si trabajás con más de un depósito, al registrar la entrega ves cuánto tarda en estar lista la mercadería del depósito elegido. Una transferencia entre depósitos genera una salida en el origen y una entrada en el destino, sin cambiar el total de la empresa.
Stock negativo
Salvo que lo cambies, Gesteva no deja que un depósito quede por debajo de cero. Si intentás entregar, ajustar, transferir o devolver a un proveedor más de lo que hay, aparece un aviso de stock insuficiente con el nombre del depósito, lo disponible y lo que pediste, y la operación no se registra. En la entrega, el botón para confirmarla queda deshabilitado con el motivo.
Si tu operación lo necesita (por ejemplo, entregás antes de cargar la recepción de la compra), podés activar Permitir stock negativo en ConfiguraciónParámetros, sección Inventario. Con esa opción, el depósito puede quedar en negativo hasta que entre la mercadería.
Aplicar un conteo de inventario físico nunca deja stock negativo, porque lleva el depósito exactamente a la cantidad contada.